Vous faites partie d’une association, d’un syndicat ou d’une entreprise et vous disposez d’un fichier adhérents ?

Si votre organisation est récente, de taille modeste, gérer ce type de fichier est très simple. Mais imaginez qu’elle dispose de plusieurs centaines ou milliers de membres ? La gestion devient alors chronophage et très compliquée !

Excel : la solution idéale pour quelques dizaines/centaines de membres

Le plus simple, si vous n’avez que peu de fonds et peu d’adhérents, est d’utiliser un tableur Excel.

De quelles informations avez-vous besoin auprès de vos membres ? De façon générale, on retient le nom, le prénom, l’adresse postale, l’état civil (statut marital, date de naissance) et bien entendu la fameuse cellule « cotisations ».

Remplir ce type de fichier peut être assez chronophage, pourquoi ne pas l’envoyer directement aux membres pour qu’ils le remplissent et ensuite faire un simple copier/coller à leur retour d’e-mail ?

Il ne vous reste ensuite plus qu’à appliquer les filtres Excel si vous n’avez qu’une seule ou deux informations à vérifier : date de paiement de la cotisation, ville, adresse e-mail, …

Pour les recherches plus poussées, formez-vous aux tableaux croisés dynamiques.

Un logiciel de gestion pour les organisations de taille moyenne et de grande taille

Si en revanche, vous avez une organisation de plusieurs milliers ou dizaines de milliers de membres, la gestion deviendra totalement impossible ! Imaginez traiter chaque ligne de façon individuelle ? Il vous faudra plusieurs personnes pour faire les copier/coller et, bien entendu, le fichier Excel sera extrêmement long à s’ouvrir !

Le plus simple est de choisir un logiciel de gestion spécialisé dans votre domaine d’activité (logiciel spécialisé syndicat, association, club).

De façon simple, vous donnerez l’accès à un formulaire de souscription à vos adhérents et lorsqu’ils le rempliront, le logiciel se remplira automatiquement.

Ensuite, le traitement est un véritable jeu d’enfant. Vous pourrez modifier en masse les informations transmises, avoir des rappels lorsqu’un adhérent est en retard sur ses cotisations, quand un rendez-vous est prévu avec un adhérent et si nécessaire, faire des exports des données.

Pour les exports et les fonctionnalités, il convient de regarder parfaitement ce que propose chaque logiciel. Tous n’ont pas la même qualité, les mêmes options ou la même flexibilité. Demandez si possible une période d’essai sur un ou deux logiciels avant de faire votre choix.